POP-valmennuksella kehitettiin Kangasalan toimistopalveluita

  • Kangasalan kunnan toimistosihteerit eri hallinnonaloilta kehittivät toimistopalveluiden työprosesseja TAKKin Palveluosaajapassi-valmennuksessa.
  • Kangasalan kunnanjohtajan tervehdyksen valmennuksen päätöstilaisuuteen Kangasala-talolla toi johdon sihteeri Marja Mielonen.
  • Palveluosaajapassi on tunnustus laadukkaasta asiakaspalvelusta ja kertoo kehittävästä työotteesta.

Ryhmällinen Kangasalan kunnan toimistosihteereitä sai tilaisuuden ottaa työnsä kehittämisen omiin käsiinsä TAKKin Palveluosaajapassi®-valmennuksessa. Osallistujat tulivat useilta eri hallinnonalueilta, ja kunnan toimintoja kehitettiin valmennuksen ansiosta monesta eri näkökulmasta.

- Henkilöstöjohtajamme oli kuullut Pirkkalan kunnan kokemuksia TAKKin palveluosaajavalmennuksesta. Siellä oli oltu tyytyväisiä, kertoo valmennuksen taustoista henkilöstösuunnittelija Kati Marttila.

- Lähdimme selvittämään, voisiko TAKK järjestää vastaavan valmennuksen Kangasallakin.

Valmennus päädyttiin järjestämään oppisopimuksella yhteistyössä Tredun oppisopimuskeskuksen kanssa.

Aikaa kehittämiselle

Valmennuksen kestoksi sovittiin 8 kuukautta, jonka aikana oli 6 lähipäivää. Lähipäivien välissä tehtiin analysointitehtäviä ja työstettiin kehittämishankkeita.

- Lähipäivistä kaksi oli ns. teoriapäiviä, joissa käytiin läpi ulkoista ja sisäistä asiakaspalvelua, haastavia asiakastilanteita sekä vuorovaikutus- ja viestintätilanteita, kertoo valmennuksesta kouluttaja Tiina Renko.

Kaksi lähipäivistä oli varattu kokonaan kehittämishankkeille, ja kouluttaja oli mukana ohjaamassa tekemistä. Osa kehittämistehtävistä kohdistui selkeästi yksilön tai yksikön omaan työhön ja osa taas laajemmin koko kuntaorganisaatioon.

- Osallistujat kiittelivät erityisesti sitä, että kehittämishankkeille, toisin sanoen oman työn kehittämiselle, oli varattu oikeasti aikaa. Kehittäminen jää monesti arjen kiireen jalkoihin, toteaa Kati Marttila.

- Tiina oli tosi miellyttävä kouluttaja ja teoriapäivät ja valmennus muutoinkin menivät mukavasti, kertoo Marttila, joka oli itse mukana lähipäivissä henkilöstöhallinnon edustajana.

- Kokemukset olivat niin hyviä, että haluaisimme käynnistää jossain vaiheessa uuden ryhmän.

Kehittämisen avainhenkilö

Varhaiskasvatuksen toimistosihteereistä valmennukseen osallistuivat kaikki neljä. Ratkaisu oli varhaiskasvatuksen johtaja Anni Aalto-Ropon mukaan tietoinen.

- Halusimme koko porukan kerralla mukaan, jotta yhteisiä prosesseja saadaan vietyä tehokkaasti eteenpäin. Koulutus on aina myös elämys, joka on mukava jakaa kollegoiden kanssa, Aalto-Ropo kertoo.

Satsaus kannatti. Kehittämishankkeilla saatiin toteutettua monia tärkeitä asioita. Toimistosihteeri Nina Janger mm. kehitti valmennuksen aikana varhaiskasvatuksen arkistointia ja laati arkistointisuunnitelman.

- Arkistointisuunnitelma on nyt määrätty tehtäväksi kaikissa yksiköissä. Meillä se on valmennuksen ansiosta jo valmiina ja voimme nyt jakaa hyviä käytäntöjä eteenpäin, kertoo Jangerin kollega Heli Pesonen tyytyväisenä.

Pesonen itse laati valmennuksessa varhaiskasvatuspalveluiden asiakasmaksujen vuosikellon. Se helpottaa töiden suunnittelua ja toimii hyvänä perehdytysvälineenä sijaisille ja uusille työntekijöille.

- Valmennuksen aikana saatiin kehitettyä sellaisia tärkeitä asioita, joille on ollut tarvetta, mutta jotka olisivat muuten saattaneet jäädä tekemättä, Pesonen toteaa.

Valmennuksen tärkeimpänä antina Anni Aalto-Ropo pitää uudenlaisten kehittävien työskentelyvalmiuksien omaksumista.

- On hyvä ajatella omaa työtään kehittävästi ja huomata olevansa avainhenkilö oman työnsä kehittämisessä. Valmennuksen aikana saimme alulle kehittämisaihioita, jotka tulevat jatkumaan eteenpäin.